Tietosuojaseloste

WANHA SATAMA INTERACTIVE
1. Rekisterinpitäjä ja rekisteriin liittyvät yhteystiedot
Wanha Satama Interactive Oy (WSI), Y-tunnus 2066071-9.
Anu Sinisalo, anu@wanhasatama.fi, + 358 50 477 3388.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on määrittää WSI:n tapahtumatoimintaan liittyvien tietojen käsittely, seuranta, hallinta ja
toimenpiteistä päättäminen sekä asiakashankintaan liittyvä markkinointi ja yhteydenpito asiakkaisiin, näytteilleasettajiin ja
tapahtumaan osallistuviin vieraisiin.

Käytössä oleviin järjestelmiin kirjataan yhteistyösopimukset ja niihin liittyvät tarjoukset sekä muut sopimuksen ja
laskutuksen sekä asiakassuhteen ylläpidon kannalta relevantit tiedot.
Järjestelmiin sisältyy myös myyntireskontratietojen hallinta ja ylläpito sekä tietoja kirjanpitoaineistosta ja maksuliikenteestä. Tietojen käsittely perustuu sopimukseen, suostumukseen, lakiin tai oikeutetun edun suojaamiseen.

• rekisteröityjen yksilöinti ja tunnistaminen
• yhteystietojen hallinnointi
• laskutus ja perintätoimenpiteet
• sopimuksen toteuttaminen, palvelujen hallinnointi ja varmistaminen
• asiakaspalvelu, johon kuuluu muun muassa asiakaspalautteen käsitteleminen, asiakasviestintä ja muu
  asiakassuhteiden hoitamiseen ja hallinnointiin liittyvät kulloinkin tarpeelliset toimenpiteet.
• hallinnolliset tarkoitukset, kuten sisäisten järjestelmien ja sovellusten turvaaminen ja ylläpitäminen
• liiketoiminnan ja järjestelmien kehittäminen, mukaan lukien testaus
• lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden
  tai muiden lakisääteisten sitovien velvoitteiden hoitaminen. Lakiin perustuvia käsittelyvelvoitteita voi johtua muun
  muassa laista rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä, kuluttajansuojalaista,
  kirjanpitolaista ja tietosuojalaista.
• tietojen luovutus jäljempänä eritellyn mukaisesti
• rekisterinpitäjän markkinointiviestinnän toteuttaminen, kohdentaminen ja seuranta mukaan lukien tässä
  tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja
  markkinatutkimus taikka muut näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä markkinointikilpailujen
  järjestäminen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.
• ongelmatilanteiden ja väärinkäytösten ehkäisy ja selvittäminen
• profilointi asiakastyön jatkotoimenpiteistä päättämisen tueksi

3. Rekisterin nimi ja tietosisältö
Asiakas- ja näytteilleasettajarekisteri
Rekisteriin tallennetaan tietoja kussakin tilanteessa vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen.
Tallennettavat tiedot voivat olla seuraavia tietoja.

Asiakkaat/näytteilleasettajat

• nimi
• henkilö-/y-tunnus
• yhteystiedot
• yhteyshenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• pankkiyhteystiedot, laskutus- eli myyntireskontratiedot
• muut näytteilleasettajan ilmoittamat tapahtuman toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot asiakkaan
  omasta toiminnasta ja näytteilleasettajista
• Todellisten edunsaajien nimet, henkilötunnukset ja yhteystiedot

WSI:n yleisötapahtuminen vieraat

• nimi
• asiakasnumero tai muu tunniste
• yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• tiedot lipuista
• asian käsittelyvaiheet ja suoritetut käsittelytoimet
• tiedot annetusta asiakaspalautteesta

4. Rekisterin tietolähteet
Rekisteriin saadaan tietoja markkinointitoimenpiteiden tuloksena

• markkinointikumppaneilta (Venuu, Happens ja mahdolliset muut vastaavat yritykset)
• internet-hakujen avulla myyntiä ja markkinointia varten
• rekisteröidyiltä itseltään
• lipunmyyntiyhtiöiltä
• viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa

5. Henkilötietojen luovutukset
Rekisteriin merkittyjä tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa,
muun muassa viranomaisen pyynnöstä tai tuomioistuimen päätöksen nojalla.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli tietoja jossain tapauksessa on tarpeen siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle ryhdymme riittäviin toimiin
varmistaaksemme, että tiedot on suojattu yhtä vahvasti kuin EU/ETA-alueella. Tämä varmistetaan sopimusvelvoittein.

6. Rekisterin sisäinen käyttö ja automaattinen käsittely
Rekisterin tietoja voivat käsitellä vain WSI:n henkilöstö ja tapahtuman toteuttamiseen liittyvä projektihenkilöstö ja erikseen
nimetyt alihankkijat.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta, jota ei saa luovuttaa eteenpäin.

Rekisterin käyttäjää sitoo salassapitovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Rekisterinpitäjällä ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on oikeus käyttää rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttöoikeuksia varten henkilötietolain mukaisesti.

Rekisterin käyttöä valvotaan ja käyttövaltuudet tarkistetaan säännöllisesti.

Automaattista käsittelyä hyödynnetään vain rajoitetusti eikä miltään osin itsenäisenä operatiivisena toimintoketjuna.

7. Rekisteröidyn informointi
Rekisteröityä informoidaan henkilötietoja kerättäessä tällä tietosuojaselosteella, joka on saatavissa rekisterinpitäjän
toimipaikassa sekä yhtiön internet-sivuilla www.wanhasatama.fi.

8. WSI:n verkkosivujen käyttäjänseuranta
Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme
tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag-seurantaa, joka
teknisesti eroaa keksipohjaisesta seurannasta, mutta johon pätee samat lainalaisuudet kuin evästeisiin. Voit tarkistaa
Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytännön (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä,
mitä järjestelmässä seurataan. GDPR:n termein me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua,
että sinua seurataan, voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä, miten Leadoo toimii, tarkista
https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

9. Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen
Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun laki ei enää edellytä niiden säilyttämistä. Säilyttämisaikaan vaikuttavia lakeja ovat
muun muassa kirjanpitolaki (30.12.1997/1336) sekä laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).
Tavanomaisesti tietoja säilytetään enintään kolme vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
IT–järjestelmät ovat pilvessä/lukitussa tilassa. Rekisterinpitäjän toimitiloissa on valvonta- ja hälytysjärjestelmä. ITjärjestelmiin
tallennetut rekisteritiedot on suojattu päivitettävin ja ajan tasalla pidettävin tietoteknisin ratkaisuin.
Verkkosivustoissa tietoja suojataan asianmukaisesti suojatulla yhteydellä.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu rekisteriin.

Tarkastuspyynnön voi jättää rekisterinpitäjän internetsivujen kautta tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.

Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastamista voi pyytää internetsivuiltamme löytyvän
yhteydenlomakkeen kautta tai olemalla suoraan yhteydessä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin niitä mahdollisesti luovutetaan.
Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta ilmenee syyt, joiden vuoksi
tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Oikeus vaatia tietojen poistamista tai korjaamista
Korjaamme ilman aiheetonta viivästystä rekisteriin talletetun käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman,
puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Pyyntö tietojen korjaamisesta voidaan esittää rekisterinpitäjälle yllä
mainituin yhteystiedoin. Korjaamme virheellisiksi huomatut tiedot myös oma-aloitteisesti.

Mikäli rekisterinpitäjänä kieltäydymme korjaamasta tai poistamasta jotakin tietoa, annamme ilman aiheetonta viivytystä
selvityksen, millä laillisella perusteella tietoa ei korjata tai poisteta.

Oikeus esittää huomautuksia ja valitusmahdollisuus
Vastaamme mielellämme mahdollisiin kysymyksiin koskien tietosuojaoikeuksia tai henkilötietojen käsittelyä ja
tallentamista. Voitte lähettää yhteydenottopyynnön tai kysymykset selosteen alkuosassa mainituin yhteystiedoin.

Wanha Satama Interactive Oy tietosuojaseloste.
Päivitetty 29.5.2023.